Riskminimering för beställare, konsulter och entreprenörer i upphandling av ventilation

Riskminimering för beställare, konsulter och entreprenörer i upphandling av ventilation

 

Innehåll

Introduktion

Upphandlingsformer

LOU-upphandling

LOU-ramavtal

Upphandling utanför LOU

Vilka risker finns för aktörerna

Enkla åtgärder för minskad risk

Ökade kostnader, eller?


 

Introduktion

En stor del av de ventilationsentreprenader som utförs i Sverige utförs idag under någon form av upphandling. Upphandlingen definieras av att en beställare skickar ut en rambeskrivning i någon form. Rambeskrivningen kan ha utfärdats av beställaren eller någon av beställaren anlitad part. Ofta en konsult. Rambeskrivningen presenteras för entreprenörer som i sin tur lämnar anbud på att utföra entreprenaden som beskrivs i rambeskrivningen. Beroende på form av upphandling fördelas ansvar och risker för de olika delarna i ramavtalet på olika aktörer.

I många fall kan riskerna i ett projekt hamna utanför rambeskrivningen som utfärdats. Då oförutsedda problem händer, hamnar man då i en situation där en förhandling om ansvar måste ske. Inte sällan leder detta till förseningar i projekt och i vissa fall till rättsliga följder och viten. Att undvika situationer där ansvaret är oklart leder till färre problem, bättre relationer och ofta större lönsamhet för alla inblandade.

Det här dokumentet klargör hur vi ser på hur upphandlingsförfaranden går till och på åtgärder vi anser att man som involverad i upphandlingar kan vidta för att minska riskerna.

 

Upphandlingsformer

LOU-upphandling

En upphandling som sker enligt lagen om offentlig upphandling har typiskt tre parter. En beställare som vill utföra en åtgärd som ligger under LOU, en konsult som anlitas för rambeskrivning samt flera entreprenör som svarar med offerter på rambeskrivningen. En av entreprenörerna vinner upphandlingen och utför sedan arbetet. Arbetet besiktigas sedan av antingen beställaren eller konsulten eller av endera av partnerna utsett ombud.

 

LOU-ramavtal

I vissa specifika fall har beställaren ramavtal med konsulter och entreprenörer. Rambeskrivningen kan i det fallet skickas direkt till entreprenören utan att det kräver ett LOU-förfarande.

 

Upphandling utanför LOU

I de fall en entreprenad upphandlas utanför ramarna för LOU kan förfarandet skilja sig något från det scenario som getts ovan. Dels så kan beställaren (t ex en bostadsrättsförening) ibland välja att upphandla direkt från entreprenören utan stödet från en konsult. I andra fall är förfarandet väldigt likt det som sker vid offentlig upphandling. Det beror delvis på vilka förhållanden beställaren har med aktörer på marknaden sedan innan.

 

Vilka risker finns för aktörerna

I en standardmässig rambeskrivning är många av de uppenbara riskerna i ett projekt hanterade. DE hanteras också standardmässigt genom kontraktsformen ABT. Där täcks t ex olika former av garantier, specifikationer för de apparaturer som ska installeras, i vissa fall metodbeskrivningar.

Något som ofta saknas i en ventilationsupphandling är en nulägesbeskrivning av systemet som skall åtgärdas. Ett vanligt exempel är att det nuvarande systemets täthetsklass väldigt sällan nämns. I de fall kanalerna helt ska bytas ut medverkar detta inte till att riskerna ökar, men om man i den nya entreprenaden ska nyttja gamla delar av systemet ökar risken betänkligt.

Typiskt utgår man när man designar en systemlösning att kanalerna håller täthetsklass C (näst högsta täthetsklass). Om det visar sig att kanalerna istället har en långt sämre täthetsklass så får man vid slutbesiktning problemet att man inte når de projekterade flöden man definierat i specen och eller i rambeskrivningen. Eftersom specen inte uppfylls krävs en åtgärd. Kostnaden för den åtgärden tas från den ansvariga parten. Då ansvaret för kanalernas skick inte täckts av rambeskrivningen kan tvist då uppstå. Dels så kan ansvaret ligga på entreprenören då det är entreprenören som har åtkomst till kanalerna och som på ett relativt enkelt sätt kan undersöka ledningarnas skick genom provtryckning. Dels så kan ansvaret ligga hos konsulten som specificerat systemet då denne utgått från kanaler som inte motsvarar verkligheten, utan att ha specificerat att kanalerna ska utredas.

 

Enkla åtgärder för minskad risk

Ett väldigt enkelt sätt att slippa tvister runt specifikationer som inte nås är att kräva att kanalernas skick undersöks innan entreprenaden sätts igång, givet att de gamla kanalerna ska användas. Genom att provtrycka kanalerna kan man genast utesluta att läckage kommer bli ett problem samt ta bort risken för tvist vid projektets slut. Om kanalerna visar sig ha oacceptabla läckage kan man i specifikationen och rambeskrivningen ange att en kanaltätning skall genomföras om täthetklassen är sämre än C-klass.

Ett enkelt och riskfritt sätt att uppnå C-klass är att täta med Linerventmetoden. När man tittar på riskminimering av projekt är det av stort värde att kanaltätningen går så smidigt som möjligt och är applicerbar på så många olika typer av system som möjligt. Konkurrerande metoder kan användas då det klargjorts att de är lämpliga, de handlar då oftast om kanaler som är helt raka samt inte gjorda i eternit. Där kan härdade kompositrör eller glidgjutning användas om det föredras av entreprenören. För konsulten försvinner dock risken på enkelt vis med en föreskrivning av Linerventmetoden eller liknande, då man med Linerventmetoden är 100 % säker på att ha en godkänd täthetsklass i det system som levereras till beställaren.

 

Ökade kostnader, eller?

Kanaltätningen ökar givetvis storleken på entreprenaden. Beroende på kanallängd och omfattningen av entreprenaden i övrigt kan tätningen vara mer än 25 % av den totala insatsen. Detta gör att beställaren kan te sig tveksam till att en kanaltätning är värd att göra. Det visar sig dock att ett otätt kanalsystem är bland det mest olönsamma man kan göra i en ventilationsentreprenad. Genom att man slipper överdimensionera fläktarna, samt kan köra systemet på de systemparametrar som designats in, spar beställaren en stor mängd på sin energiräkning. Beroende på läckaget betalar sig kanaltätningen normalt på 5-10 års sikt. Då livslängden på systemet som installeras i entreprenaden ofta är 25 år eller mer tjänar beställaren igen investeringen i tätning mångfalt. Beställaren får också en mycket större chans att systemet fungerar från dag 1.

 

Kontakta oss om du vill diskutera hur linervent kan minska dina projektrisker!